La gestione di processi organizzativi che coinvolgono attività di vario tipo e con precise scadenze temporali, risulta spesso molto complessa.

Non è facile monitorare in modo coerente e chiaro la grande varietà di azioni, spesso correlate da rapporti di causa-effetto e caratterizzate da durate temporali predefinite di svolgimento.

L'iter legislativo per la gestione delle pratiche edilizie svolte dalle amministrazioni pubbliche o le procedure organizzative che un'azienda si impone per la gestione della sua attività sono due esempi della situazione appena descritta.

L'informatica offre un potente ausilio al trattamento di questa problematica. Infatti la rappresentazione elettronica delle informazioni consente di automatizzare la registrazione  e l'aggiornamento di un gran numero di azioni ricorrenti, una volta che siano state definite, una tantum, le regole di causa-effetto esistenti tra di esse.

Oltre a questo, una volta inseriti i dati dei vari eventi (la data e l'esito dell'esame di un certo documento, per esempio), il conteggio delle loro scadenze temporali può avvenire in modo del tutto automatico, consentendo la quotidiana segnalazione delle priorità di lavoro.

Diventa quindi possibile la visione di insieme dello stato di avanzamento anche di più processi che avvengono in parallelo.

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La proposta "IterScad": a chi si rivolge

IterScad è un programma che si propone per la gestione flessibile e personalizzabile di questa problematica, ponendosi come obiettivo la semplicità del trattamento dei dati da parte dell'utente e la evidenziazione delle priorità di lavoro, oltre alla possibilità di reporting.

E' quindi rivolto alle amministrazioni pubbliche, agli studi professionali con cui esse interagiscono e in generale alle aziende o enti che avvertano l'utilità di semplificare il necessario controllo del loro flusso di lavoro, senza dover effettuare grandi investimenti.

Rispetto ad altri prodotti software, IterScad propone una gestione essenziale di dati temporali che comunque, grazie alla flessibilità della sua impostazione, può essere affiancata o collegata a quella di altri programmi già utilizzati e che sono, spesso, più incentrati sulla gestione della documentazione tecnica o sulla registrazione dei dati caratteristici di un  ramo di attività (contabilità, progettazione, multimedialità, legislazione, ecc.).

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Come funziona

Il programma consente di creare delle pratiche di varia tipologia, al cui interno potranno essere inseriti tutti gli eventi ad essa relativa (ricevimento o invio di documentazione, attività e lavorazioni), anch'essi di tipologia varia e personalizzabile.

Ogni evento potrà avere una sua scadenza, nel caso lo si voglia programmato nel futuro o, se già avvenuto, si voglia sollevi un allarme, una volta passato un certo periodo di tempo.

Ogni evento ha associato uno stato (impostato, sospeso, chiuso) a seconda che debba o no essere considerato dal conteggio quotidiano automatico delle scadenze. La sospensione tiene conto del fatto che alcune tempistiche possano essere sospese o riattivate come effetto dell'inserimento di altri eventi.

Momento per momento il programma mostra il numero di giorni mancante alla scadenza di ciascun evento impostato o sospeso e segnala eventuali superamenti della scadenza. La visione di insieme è resa possibile dalla visualizzazione di tutti gli eventi a prescindere dalla pratica cui appartengono, in un unico elenco ordinato per giorni rimanenti alla scadenza.

Lungo il cammino della pratica, l'operatore, in accordo con il susseguirsi degli avvenimenti e le conseguenti decisioni prese, specificherà un esito per ciascun evento. In base a regole pre-impostate e personalizzabili, questo esito scatenerà un'insieme di azioni automatiche che andranno ad aggiungere e impostare nuovi eventi o modificare eventi già registrati, in modo da minimizzare l'intervento attivo dell'operatore sui dati.

I diversi cammini possibili della pratica, quindi, vengono memorizzati una volta per tutte e in base ad essi l'operatore verrà di volta in volta guidato automaticamente verso la gestione dei successivi eventi, sgravandolo dalla necessità di tenere a memoria tutte le specifiche delle procedure stabilite e tipiche della sua attività.

Egli sarà comunque sempre libero di modificare, aggiungere o eliminare i dati in modo manuale, nel caso siano stati eseguiti dei comandi per errore o qualora vi siano esigenze particolari.

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Funzioni caratteristiche

Modellazione delle proprie procedure tramite la personalizzazione di:
 - tipi di Pratica;
 - tipi di Evento con relativi esiti caratteristici e scadenza temporale;
 - Regole di causa-effetto tra eventi per l'automazione dell'avanzamento dell'iter.

Aggiornamento automatico delle scadenze di tutti gli eventi attivi (cioè impostati o scaduti), sulla base della data corrente.

Inserimento o modifica automatici di eventi sulla base delle regole di automazione pre-impostate e della data dell'operazione inserita dall'utente, anche antecedente a quella corrente (per la registrazione di eventi avvenuti nel passato).

Ordinamenti e ricerche sull'insieme globale degli eventi.

Stampa di report degli elenchi di eventi.

Strutturato per funzionare in rete locale con database centralizzato, per gruppi di lavoro.

Attualmente il programma è basato su tecnologia Microsoft Access XP: richiede solamente una versione di Microsoft Windows 98 o successiva sul lato client; qualunque piattaforma in grado di distribuire file a PC Windows, per il lato server.

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Funzionalità o servizi aggiuntivi su richiesta

Analisi e studio delle particolari esigenze procedurali dell'ente o azienda.

Possibilità di collegamento ad anagrafiche e tabelle di programmi preesistenti tramite tecnologia ODBC (a seconda delle caratteristiche del programma esistente).

Personalizzazione mirata alla gestione dei dati tecnici per le pratiche di abusivismo edilizio.

Possibilità di generazione automatica di documenti Microsoft Word contenenti i dati di evento.

Possibilità di effettuare delle statistiche sull'insieme degli eventi, come, a titolo esemplificativo, il periodo medio di espletamento di una attività o i tempi di attesa medi per il ricevimento di documentazione dall'esterno.

Pubblicazione su sito Internet dei dati di interesse per la clientela (nel caso di siti già esistenti il servizio sarà possibile o meno a seconda della tecnologia offerta dal provider).

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Esempio di utilizzo

Come esempio si considera l'utilizzo del programma da parte di una amministrazione comunale al fine di registrare le pratiche di "Richiesta di Agibilità" e di "Richiesta di Permesso di costruire".

- Modellazione iniziale delle procedure di interesse -

Prima di poter utilizzare il programma occorre procedere alla definizione dei tipi di evento componenti ciascun tipo di pratica da gestire. L'immagine seguente mostra l'elenco dei tipi di eventi per entrambi i tipi di pratica considerati.

Ciascun tipo di evento è caratterizzato dal tipo di pratica cui appartiene, dalla denominazione, dalla categoria (azione o comunicazione in ingresso o in uscita), dal periodo di scadenza predefinito e dallo stato iniziale.

Una volta creati tutti i tipi di evento con i suddetti valori fondamentali si passa alla definizione delle regole di automazione. Nel caso, ad esempio, del "Ricevimento Integrazione di documentazione", essendoci due possibili esiti (ricevuto o non ricevuto) le regole saranno due:

1 - Quando il ricevimento avviene regolarmente entro la scadenza (esito = ricevuto), allora:

• il Ricevimento Integrazione di documentazione esistente viene chiuso (perché l'evento si è concluso e non deve più essere considerato dal conteggio automatico dei tempi);
• l'Istruttoria esistente viene riattivata (dato che il conteggio della sua scadenza era stato sospeso per dare tempo alla controparte di produrre la documentazione richiesta);
• Il Procedimento esistente viene riattivato (idem come sopra).

 

2 - Quando il ricevimento non avviene entro la scadenza (esito = non ricevuto), allora:

• il Ricevimento Integrazione di documentazione esistente viene chiuso (perché l'evento si è concluso e non deve più essere considerato dal conteggio automatico dei tempi);
• Un nuovo Pro memoria Annullamento Iter deve essere inserito e impostato per il conteggio automatico del tempo di scadenza residuo.

Il confronto tra le immagini sopra riprodotte e le descrizioni delle regole in linguaggio naturale, mostra come vi sia traduzione quasi immediata tra quest'ultime e le impostazioni del programma.

In questo modo può essere rappresentato qualunque processo a cammini multipli.

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- Gestione corrente delle pratiche e delle scadenze -

Consideriamo una pratica del tipo "Agibilità" a circa la metà del suo iter:

• la "Richiesta di agibilità" è pervenuta all'ufficio il 17/03/2004, e sono stati impostati in tale data, secondo i termini di legge, i tempi del "Procedimento normale" (60 giorni), della "Pre-Istruttoria" (15 giorni);
• al 7° giorno successivo (24/03/2004) la Pre-Istruttoria è stata chiusa con esito "OK" e conseguentemente è stata impostata con scadenza a 10 giorni l'esame della "Istruttoria".

La situazione è la seguente.

L'ufficio ha ancora a disposizione 53 giorni per concludere il Procedimento e deve procedere presto alla valutazione dell'Istruttoria.

Dopo 5 giorni, il 29/03/2004, viene effettuato l'esame dell'Istruttoria che risulterà condizionata, cioè l'ufficio decide di effettuare un "Sopralluogo" per poter valutare definitivamente. Viene quindi scelto l'esito "condizionato" per l'evento Istruttoria.

In questo caso, la regola definita per questo tipo di evento sospenderà il conteggio della scadenza per la Istruttoria stessa e imposterà un nuovo evento "Sopralluogo" con scadenza immediata. Tutto questo avviene automaticamente in seguito alla scelta dell'esito "condizionato" sopra indicato.

La situazione aggiornata della pratica sarà quindi la seguente.

Da questo momento, in attesa che venga eseguito il Sopralluogo, la scadenza di Istruttoria  resta sospesa, cioè non verrà aggiornata quotidianamente dalla procedura automatica di conteggio, mentre questo accadrà per la scadenza del Procedimento, dato che quest'ultimo non è stato sospeso.

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